Yalçın KAYA, 1971 yılında doğdu. 1993 yılında Dokuz Eylül Üniversitesi, İnşaat Mühendisliği bölümünden mezun oldu. Yüksek lisansını Hacettepe Üniversitesi, İşletme bölümünde tamamladı. 
Kariyerinin ilk yıllarında özel firmalarda görev aldıktan sonra T.C. Başbakanlık Proje Uygulama Birimi tarafından yürütülen; Dünya Bankası tarafından finanse edilen Türkiye Acil Sel ve Deprem Kurtarma Projesi ve Marmara Depremi Acil Yeniden Yapılandırma Projesi’nde ve Avrupa Yatırım Bankası tarafından finanse edilen Türkiye Deprem Rehabilitasyon ve Yeniden Yapılandırma Yardım Proje’lerinde çalıştı.
2006 yılı itibariye T.C. İstanbul Valiliği’nin bünyesinde, İstanbul Proje Koordinasyon Birimi (İPKB) altında İstanbul’da öncelikli kamu binalarının sismik risk karşısındaki durumlarının incelenmesi ve bu inceleme sonuçlarına bağlı olarak güçlendirilmesi veya yıkılıp yeniden yapılması amacıyla kurulan, kültürel ve tarihi miras kapsamındaki binaların sismik risk envanterinin çıkarılması ve projelendirilmesi faaliyetlerini yürüterek İstanbul'u muhtemel bir depreme karşı hazırlıklı olmasını sağlayan “İstanbul Sismik Riskin Azaltılması ve Acil Durum Hazırlık Projesi (İSMEP)” nin Direktör’ü olarak görevine devam etmektedir. 
Dünya’nın en büyük deprem risk azaltma projelerinden biri olarak gösterilen ve uluslararası finans kuruluşlardan sağlanan kredilerle 2.6 Milyar Avro tutarında bütçeye ulaşan söz konusu proje kapsamında; İstanbul’daki kamuya ait toplamda 1143 adet eğitim, 79 adet sağlık tesisi, 56 idari, sosyal ve yurt binalarının güçlendirme/yeniden yapım çalışmaları tamamlanarak hizmete kazandırılmıştır. Halkın eğitilmesi ve bilinçlendirilmesi çalışmaları kapsamında çocuklardan yerel yöneticilere kadar toplumun her kesimine hitap eden eğitim program ve materyalleri hazırlanmış, okul öncesinden itibaren her yaştaki vatandaşımıza afet farkındalık eğitimleri verilerek yaklaşık 3.39 Milyon kişiye ulaşılmıştır.
İleri düzeyde İngilizce bilen Kaya, evli ve iki çocuk babasıdır.